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ASPIRATION代表のひとり言

2019/01/22

第17回 | 転職者様向け:労働許可書(ワークパーミッド)の必要書類は、いつ・何を準備する?

こんにちわ。いつもベトナム転職・採用のことばかり考えている福田です。このひとり言では、私自身が経験したベトナム転職・採用活動を通じて思っていることをお届けします。私個人の主観が強いので、異論・反論も喜んで受付けています。それでは、第17回ひとり言をよろしくお願いします。

前回(第16回)のひとり言は、こちら

労働許可書(ワークパーミッド)の必要書類は、いつ準備するのがベストか?

前回(第16回)では、ベトナム転職を検討中の方は、労働許可書(ワークパーミッド)の存在を把握し、JETRO(日本貿易振興機構)様のWEBサイトを必ずご一読くださいと言いました。
※大事なことなので、何度も言います。

 『ベトナムにおける労働許可書/ビザ(査証)の取得手続き』
 日本貿易振興機構(ジェトロ) ハノイ事務所 ビジネス展開支援部・ビジネス展開支援課
 https://www.jetro.go.jp/ext_images/_Reports/02/2017/7449e5550e1db333/vn-rp.pdf
 クリックすると、JETRO(日本貿易振興機構)様のWEBサイトに移動します。

今回は、実際のベトナム転職活動で、いつ・どの必要書類を用意することになるのかをご説明したいと思います。尚今回は、以下の条件で想定しています。

<今回の前提条件>
・日本から初めてベトナム転職をされる方
・労働許可書(ワークパーミッド)の種類は「専門家」

必要書類を用意し始めるタイミングとしては、ベトナム転職活動において、内定を取得し、内定通知書に転職者様と採用企業様の両者様が合意して、締結した後となります。具体的に言いますと、転職者様と採用企業の担当者様が直接連絡を取り合えるようになってからとなります。

もちろん、この後ご説明する必要書類のうち、内定前に取得しても問題ないものもございますが、前回(第16)にお伝えした通り、労働許可書(ワークパーミッド)は企業様が申請する役職に紐づくため、企業の担当者様、または企業様が依頼している労働許可書(ワークパーミッド)取得代行会社の担当者様と、密にコミュニケーションを取りながら用意されるのがベストです。

前回(第16回)で私の労働許可書(ワークパーミッド)の写真を掲載し、役職は「Salesの専門家」と記載しました。これは、私の学歴・経歴が役職「Salesの専門家」に適していたから取得出来たのです。

もし、「Salesの専門家」で申請したにも関わらず、私の学歴・経歴が適していなければ、「Salesの専門家」での労働許可書(ワークパーミッド)は取得で来ません。同様に、役職を「Accountingの専門家」として申請していれば、社会学部卒業で経理業務経験のない私は、「Accountingの専門家」での取得も出来なかったと思います。

また、労働許可証(ワークパーミッド)は会社に紐づいている点も見逃せません。それは、一つの会社に何人もの外国人の「Salesの専門家」がいることは認められにくい(労働許可証の申請が受理されにくい)からです。そのため、企業様におかれましても、状況によっては役職を分散させて労働許可証(ワークパーミッド)の申請を行う必要があります。既に、駐在員含めて、多くの日本人(外国人)を雇用されている企業様は、労働許可書(ワークパーミッド)の申請・取得はかなり大変なのではないかと思います。
※駐在員の方もベトナムで働く(就労する)には、労働許可書(ワークパーミッド)は必須になります。

上記の理由などを踏まえて、労働許可証(ワークパーミッド)の必要書類の準備は、転職者様、採用企業様の両者様が認識を合わせながら進めるのが一番スムーズに進みます。転職者様と採用企業の担当者様(または取得代行会社の担当者様)が直接連絡を取り合えるようになってから、密にコミュニケーションを取りながら進めるのがベストです。

労働許可書(ワークパーミッド)の必要書類は何か?

次に、転職者様が用意する必要書類は以下になります。

<転職者様が用意する書類>
 1.   当該分野での大学以上の卒業証明書
 2.犯罪経歴証明書
 3.当該分野での 3 年以上の勤務経歴の証明書
 4.外国機関・組織・企業による専門家であることを証明する文書
 5.健康診断書
 6.証明写真(4×6cm )
   『ベトナムにおける労働許可書/ビザ(査証)の取得手続き』(P.6,7より引用)
   日本貿易振興機構(ジェトロ) ハノイ事務所 ビジネス展開支援部・ビジネス展開支援課

他にも必要な書類はありますが、それは採用企業様側で用意する書類になりますので、今回は割愛します。

上記1~4は、日本で用意する書類となります。

 

1.当該分野での大学以上の卒業証明書

転職者様が卒業した大学・大学院に依頼して、郵送若しくは受け取りに行き、取得します。申請・受取方法は、大学・大学院のWEBサイトに記載されていますので、まずは母校のWEBサイトをご覧ください。

2.犯罪経歴証明書

住民登録をしている警察機関で取得することが出来ます。警察署や交番では取得できませんので、必ずインターネット等で、取得できる場所を確認してから、然るべき警察機関に行き、申請・取得をしましょう。

例:東京都に住民登録をしている方の場合
    警視庁渡航証明係
    警視庁本部庁舎1階(正面玄関受付へおいでください)
    所在地:千代田区霞が関2丁目1番1号
    電話:03-3581-4321
     警視庁HP『渡航証明(犯罪経歴証明書)の申請について』(最終更新日2018年3月15日)より引用

犯罪経歴証明書は、申請から取得まで約2週間かかります。また、申請のためにも用意しなければ書類があります。

そのため、他の申請書類も合わせて、必要書類の用意には合計で1ヶ月近くかかることになりますので、内定から入社までは最低でも約1ヶ月はかかると見込んだ方が良いでしょう。

3.当該分野での 3 年以上の勤務経歴の証明書
4.外国機関・組織・企業による専門家であることを証明する文書

こちらの両書類は、前職の企業様に依頼して取得することになります。私も自分の書類しか見たことがないのですが、一つの書類に勤務経歴の証明と専門家であることの証明が記載される場合もあります。

これらの書類は前職の企業様に依頼して作成していただくことになりますが、前職の企業様も何を記載すれば良いのか分からない場合もあります。そのため、記載内容を採用企業の担当者様(または取得代行会社の担当者様)にしっかり確認をしてから、前職の企業様に作成依頼をするのが良いでしょう。

また、前職の企業様への依頼ですので、退職時にモメたりしていると依頼をしづらい状況となります。「だから仲良くしましょう。」とまでは言いませんが、関係性が良い方が、作成が依頼しやすく作成のスピードが早い可能性はありますので、退職する際には、少し意識をしておいた方が良いかと思います。

 

5と6は、日本でも用意できますが、ベトナムで用意することをお薦めします。

5.健康診断書

日本でも受けることが出来る病院があるそうですが、その病院について私は把握できておりませんし、手軽さとスピードから、ベトナムの指定の病院で受けることをお薦めします。

私がよく利用したのは、ホーチミン市1区にあるColumbia Asia International Clinicです。場所は地図を貼っておきますので、下記よりご確認ください。

先ずは電話予約して、「労働許可証のための健康診断」と英語で伝えれば、予約が取れます。片言の英語でも問題なく通じ、予約の日にち・時間と必要持参物(パスポート、写真、保険証、会社払いの場合はVAT情報など)の確認だけをしっかりしておけば、簡単に予約できます。

健康診断は、英語が中心になりますが、英語がそこまで分からなくても何とかなります。(何とかなるとは、適当に済むということではなく、ボディランゲージでコミュニケーションが取れるということです。)
どうしてもコミュニケーションが難しい場合は、片言の日本語が話せる通訳の人がいますし、会社のベトナム人スタッフに依頼して通訳をしてもらうのも一つの手段かと思います。

6.証明写真(4×6cm)

証明写真は大きさが4×6cmとありますが、これは私の経験では、労働許可書(ワークパーミッド)の申請だけを指しており、労働許可証の申請以外(その後の一時在留許可証(テンポラリー・レジデンスカード)などの申請)にも写真が必要となり、違う大きさの写真が必要であったと記憶しています。

証明写真は日本で撮ると安くはないですし、ベトナムに到着してすぐに必要になるわけではありませんので、採用企業の担当者様(または取得代行会社の担当者様)に必要な大きさと必要な枚数を確認してから、ベトナムの写真屋さんに撮りに行くことをお薦めします。

ホーチミン市の場合は、私はMinh Tam ProLab(40A – 40B Ly Tu Trong Street, District 1, Ho Chi Minh City, TEL: 028 3822 8599)という印刷屋さんで撮影しました。場所は地図を貼っておきますので、下記よりご確認ください。

英語しか通じませんが、大きさは「4×6を2枚」であれば、「トゥー、フォーバイシックス」と言えば通じます。(私の記憶では、写真の大きさの表も見せてくれたような気がしますので、指差しでもいけるかもしれません。)

その後は、部屋の奥に行き、一眼レフのカメラで2~3回撮られたら、受付に戻り支払いをして、引換券を受け取り、指定された時間(約30分後)に受け取りにくれば完了です。

料金は、枚数によって異なると思いますが、100,000VND(約500円)もいかないぐらいだったと思います。

企業と密にコミュニケーションを取りながら進めることが大事

今回は、私の体験をもとにして書きましたが、これが必ず正しいわけではありません。私が「Salesの専門家」で労働許可書(ワークパーミッド)取得できた一例として捉えてください。(大きく間違ってもいないと思いますが。)

また、上記の必要書類は、公証・認証・翻訳というプロセスが必要になるものがあります。こちらも非常に重要なプロセスですが、私も詳しくなく、私の経験談も古いため、みなさんに間違った情報や誤解を与える可能性があるため、今回は触れておりません。

そのため繰り返しになりますが、一番重要なのは、採用企業の担当者様(または取得代行会社の担当者様)と密にコミュニケーションを取りながら進めることです。聞きなれない言葉も多いと思いますので、不明点があれば、しっかりと確認して、クリアになった状態で進めることです。特に、日本でしか取得できない書類について、ベトナムに来てから不備が見つかるのは遅いので、そのような事態を防ぐためにも、確認を重ねることに越したことはありません。

またこちらも前回(第16回)の繰り返しになりますが、ベトナム転職をご検討中の方の中には、ベトナム以外の海外も検討されている方もいるかと思います。ベトナムに限らず、他の国でも私達日本人(その国から見て外国人)が働くには法律がありますので、しっかり確認(まずは、登録した人材会社に聞いてみる)するのを忘れずに行ってください。

 

次回(第18回)のひとり言は、こちら

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